تنشأ الوثائق في الإدارات والمؤسسات العموميةٌ والخاصة بصفة تلقائية نتيجة للسير العادي لمختلف مصالحها، تٌشكل على إثر ذلك رصيد كبير من الوثائق منها ما تٌطلب الرجوع اليها مستقبلا نظرا لحاجة تلك المصالح لها في تسيير شؤونها الإداريةٌ، ومنها ما تفقد قيمتها ولم تعد لها أي أهمية، ومنها ما تتوفر على قيمة تاريخية مما يتطلب الاحتفاظ بها بصفة دائمة، وإن تقرير مصير تلك الوثائق يعود للأرشيفي بمساعدة المصالح المنتجة مع أفضلية توفر جدول تسيير الوثائق الذي يعينهم في ذلك